Bestaande documenten

Sommige documenten blijven jarenlang in gebruik. Ze worden aangepast, aangevuld, gekopieerd en opnieuw gepubliceerd, vaak door verschillende mensen.

Op een gegeven moment is het moeilijk te zien welke delen nog actueel zijn en welke alleen zijn blijven staan omdat niemand ze ooit heeft weggehaald.

Oud betekent niet verkeerd

Een bestaand document hoeft niet volledig te worden herschreven omdat het al enkele jaren oud is.

Veel informatie kan nog steeds correct en bruikbaar zijn. De eerste vraag is daarom niet hoe oud de tekst is, maar of de inhoud nog klopt en het document nog dezelfde functie heeft.

Wat goed werkt, kan blijven staan.

Kleine wijzigingen stapelen zich op

Problemen ontstaan vaak niet door één grote verandering, maar door tientallen kleine.

Een alinea wordt toegevoegd. Een functienaam verandert. Een nieuwe procedure komt naast de oude te staan. Iemand past een datum aan maar vergeet dezelfde datum verderop. Een andere schrijver gebruikt een nieuwe term voor iets dat elders nog de oude naam heeft.

Iedere wijziging kan op zichzelf logisch zijn. Samen kunnen ze een document onsamenhangend maken.

Controleer meer dan de laatste aanpassing

Wanneer een document opnieuw wordt gebruikt, is het verleidelijk om alleen de meest recente wijzigingen te controleren.

Daarmee blijven oudere problemen gemakkelijk bestaan.

Namen, verwijzingen, contactgegevens, procedures, wetgeving, links, cijfers en terminologie kunnen op verschillende plaatsen voorkomen. Een wijziging op één plaats betekent niet dat de rest van het document automatisch is bijgewerkt.

Verschillende schrijvers blijven zichtbaar

Langlopende documenten worden vaak door meerdere medewerkers bewerkt. De ene schrijft kort en direct, de andere uitgebreid. Afdelingen kunnen verschillende termen gebruiken voor hetzelfde onderwerp.

Voor medewerkers is vaak nog duidelijk wat ermee wordt bedoeld. Voor de lezer kunnen de verschillen eruitzien als verschillende betekenissen.

Een redacteur kan zulke verschillen in het hele document naast elkaar leggen en bepalen waar consistentie nodig is.

Verwijder wat niet meer thuishoort

Bestaande documenten groeien gemakkelijk, maar worden zelden kleiner.

Iedere nieuwe situatie levert een extra zin, uitzondering of toelichting op. Wanneer de situatie later verandert, blijft die informatie soms gewoon staan.

Controleer daarom niet alleen wat moet worden toegevoegd. Vraag ook welke informatie geen functie meer heeft.

Vertel de redacteur wat betrouwbaar is

Een redacteur kan zien dat twee passages elkaar tegenspreken, maar kan niet altijd bepalen welke versie correct is.

Geef daarom aan welke bronnen actueel zijn, welke onderdelen recent zijn gecontroleerd en bij wie inhoudelijke vragen kunnen worden nagevraagd.

Vooral bij procedures, beleid, cijfers en juridische informatie moet de juiste versie door de organisatie zelf worden vastgesteld.

Bekijk het document opnieuw als geheel

Een document dat jarenlang stukje voor stukje is bijgewerkt, verdient af en toe een volledige controle.

Niet omdat alles opnieuw moet, maar omdat losse veranderingen samen iets kunnen hebben gemaakt dat niemand bewust zo heeft geschreven.

Soms is goed onderhoud vooral weten wat kan blijven, wat moet worden aangepast en wat eindelijk weg kan.