Context en toon

Dezelfde persoon kan op maandag een rapport voor het management schrijven, op dinsdag een klant e-mailen en op woensdag solliciteren naar een nieuwe functie.

Het Engels hoeft in die drie situaties niet hetzelfde te klinken. Uw kennis en ervaring veranderen niet, maar de context wel.

Wie leest het?

Toon begint bij de relatie tussen schrijver en lezer. Een bericht aan een collega die u dagelijks spreekt kan veel directer zijn dan een eerste e-mail aan iemand die u nog nooit heeft ontmoet.

Ook positie speelt een rol. Een rapport voor senior management, een presentatie voor klanten en een bericht aan een nieuw team vragen ieder om andere keuzes in woordgebruik en hoeveelheid uitleg.

Waarom schrijft u?

Een tekst kan informeren, overtuigen, vragen, corrigeren, weigeren, waarschuwen of om een beslissing vragen. De bedoeling heeft invloed op de toon.

Een betalingsherinnering hoeft bijvoorbeeld niet onvriendelijk te zijn, maar moet wel duidelijk zijn. Een sollicitatiebrief mag enthousiast klinken, maar moet nog steeds geloofwaardig blijven.

Dezelfde woorden kunnen anders overkomen

Wanneer u in een tweede taal schrijft, is toon niet altijd eenvoudig te beoordelen. Een zin die in het Nederlands normaal en zakelijk klinkt, kan in het Engels kortaf zijn. Een zeer beleefde Engelse formulering kan voor een Nederlandse schrijver juist overdreven klinken.

Letterlijk vertalen helpt daar niet altijd bij. De vraag is niet alleen wat de woorden betekenen, maar hoe een lezer ze in die situatie zal begrijpen.

Formeler is niet automatisch veiliger

Wanneer mensen onzeker zijn over hun Engels, kiezen ze vaak voor de formeelste formulering. Dat lijkt professioneel en daardoor veilig.

Soms is dat precies de juiste keuze. Soms creëert het onnodige afstand. Een gewone werkmail hoeft niet te klinken als officiële correspondentie en een LinkedIn-profiel hoeft niet dezelfde toon te hebben als een juridisch document.

Kijk naar de situatie, niet naar een regel

Er bestaat geen professionele toon die overal werkt. De juiste toon hangt af van de lezer, de relatie, het doel en de omstandigheden.

Professioneel schrijven betekent daarom niet dat u altijd op dezelfde manier schrijft. Het betekent dat uw taal past bij de situatie waarin u haar gebruikt.