Redactie als kwaliteitscontrole
Een zakelijk document kan door verschillende mensen zijn geschreven, gecontroleerd en goedgekeurd voordat het naar buiten gaat. Dat betekent niet automatisch dat de uiteindelijke tekst ook als geheel is bekeken.
De inhoud kan correct zijn terwijl namen op twee manieren zijn gespeld, termen door elkaar worden gebruikt, cijfers niet overeenkomen of het Engels op de ene pagina heel anders klinkt dan op de volgende. Redactie is dan geen herschrijving van het document. Het is de laatste kwaliteitscontrole.
Controleer het document als geheel
Mensen die aan een document werken, controleren meestal hun eigen deel. Een technisch specialist kijkt naar de technische informatie. Iemand van financiën controleert de cijfers. Een manager beoordeelt of de inhoud kan worden vrijgegeven.
Een redacteur kijkt naar het volledige document. Worden dezelfde termen overal op dezelfde manier gebruikt? Kloppen verwijzingen naar andere hoofdstukken of bijlagen? Zijn afkortingen consequent? Komen namen, functies, datums en cijfers overeen?
Correct Engels is niet het enige criterium
Een zin kan grammaticaal correct zijn en toch niet goed werken. Misschien is hij onduidelijk, te formeel voor de lezer of rechtstreeks uit het Nederlands vertaald op een manier die in het Engels onnatuurlijk klinkt.
Dat is vooral belangrijk wanneer verschillende mensen aan dezelfde tekst hebben gewerkt of wanneer delen ervan op verschillende momenten zijn geschreven of vertaald. Ieder onderdeel kan afzonderlijk correct zijn terwijl het document als geheel niet consequent is.
De inhoud blijft van het bedrijf
De redacteur bepaalt niet wat uw bedrijf moet zeggen. Technische, commerciële en beleidsmatige beslissingen blijven bij de mensen die daarvoor verantwoordelijk zijn.
Als informatie onduidelijk of tegenstrijdig is, moet een redacteur dat signaleren. Een ontbrekend cijfer kan niet worden verzonnen en bij twee verschillende versies van dezelfde informatie kan een redacteur niet zelf beslissen welke juist is.
De taak is ervoor te zorgen dat wat het bedrijf heeft besloten te zeggen, ook duidelijk, correct en consequent op de pagina staat.
Voordat het naar buiten gaat
Zodra een offerte is verstuurd, een rapport is gepubliceerd of informatie op een website staat, ziet de lezer alleen het eindresultaat. Die ziet niet hoeveel mensen eraan hebben gewerkt of hoeveel versies eraan voorafgingen.
Een laatste redactionele controle geeft het document nog één kans om fouten, tegenstrijdigheden en onduidelijkheden op te sporen voordat de lezer ze vindt.
