Wat uw redacteur moet weten

Een redacteur hoeft uw bedrijf niet zo goed te kennen als u. Wel moet duidelijk zijn wat het document moet doen, voor wie het bedoeld is en welke informatie niet zomaar kan worden veranderd.

Zonder die achtergrond kan een redacteur de taal controleren, maar niet altijd beoordelen of een formulering werkelijk geschikt is voor de situatie.

Wie gaat het lezen?

Een tekst voor bestaande klanten vraagt iets anders dan een eerste kennismaking met een mogelijke zakenpartner. Een technisch rapport voor vakgenoten kan termen gebruiken die in een brochure voor een algemeen publiek uitleg nodig hebben.

Vertel daarom wie de lezer is. Ook het land of de markt kan belangrijk zijn wanneer er verschillen zijn in spelling, terminologie, aanspreekvormen of gebruikelijke formuleringen.

Wat moet de tekst bereiken?

Een redacteur moet weten waarom het document bestaat. Moet de lezer een beslissing nemen, informatie begrijpen, ergens op reageren of een handeling uitvoeren?

Die informatie helpt bij het beoordelen van duidelijkheid en toon. Een zin kan op zichzelf correct zijn en toch niet geschikt zijn voor wat het document moet bereiken.

Wat mag niet worden veranderd?

Bedrijven gebruiken vaak vaste termen, productnamen, juridische formuleringen, technische benamingen of intern afgesproken taal. Een redacteur kan niet weten welke daarvan verplicht of bewust gekozen zijn tenzij u dat vertelt.

Hetzelfde geldt voor cijfers, gegevens en vakinhoud. Als een formulering vreemd lijkt maar om technische of juridische redenen exact zo moet blijven staan, is dat belangrijke informatie.

Geef ook eerdere documenten mee

Bestaande brochures, rapporten, websites of stijlgidsen kunnen veel duidelijk maken over hoe een bedrijf normaal communiceert.

Ze laten zien welke spelling wordt gebruikt, hoe producten en diensten worden genoemd, welke toon bij het bedrijf past en welke keuzes al eerder zijn gemaakt.

Dat voorkomt dat dezelfde beslissingen bij ieder nieuw document opnieuw moeten worden genomen.

Een redacteur kan niet raden

Als twee cijfers elkaar tegenspreken, een term verschillende betekenissen kan hebben of een passage alleen begrijpelijk is met interne kennis van het bedrijf, moet de juiste informatie van u komen.

Hoe beter een redacteur weet wat vaststaat en waar ruimte is voor verbetering, hoe gerichter de tekst kan worden geredigeerd.