Schrijf voor de lezer

Wanneer u uw vakgebied goed kent, is het gemakkelijk om te vergeten dat uw lezer niet over dezelfde kennis beschikt. Achtergrondinformatie, vaktermen en gebruikelijke werkwijzen kunnen binnen uw bedrijf vanzelfsprekend zijn, maar voor een Engelstalige klant of zakenpartner is dat niet altijd zo.

Een goede Engelse tekst is daarom niet automatisch een vertaling van een goede Nederlandse tekst. Woordkeuze, formulering, context en zelfs de manier waarop informatie wordt gepresenteerd, kunnen in het Engels anders werken. Een correcte vertaling kan nog steeds onnatuurlijk, onduidelijk of ongeschikt zijn voor de lezer waarvoor zij bedoeld is.

Maak het duidelijk

Afkortingen, codes, nummeringen, interne benamingen en regels kunnen binnen uw organisatie volkomen logisch zijn. Dat betekent niet dat iemand buiten de organisatie meteen begrijpt wat ermee wordt bedoeld.

U hoeft niet alles uitvoerig uit te leggen. Een klant of zakenpartner weet waarschijnlijk al iets over uw bedrijf en uw vakgebied. Wel moet alle informatie die nodig is om de tekst goed te begrijpen, ook daadwerkelijk in de tekst staan.

Bepaal wat belangrijk is

Zakelijk schrijven hoeft niet afstandelijk te zijn. Schrijf helder en professioneel en houd steeds voor ogen waarom de lezer deze informatie nodig heeft.

Vermeld praktische gegevens nauwkeurig. Datums, tijden, deadlines, adressen en contactgegevens lijken eenvoudig, maar verschillen tussen landen kunnen juist bij dit soort informatie voor verwarring zorgen. Wat in Nederland vanzelfsprekend is, hoeft dat voor een Britse, Amerikaanse of andere Engelstalige lezer niet te zijn.

Uw bedoeling telt niet

Wat u bedoelde te schrijven en wat de lezer uit de tekst begrijpt, zijn niet altijd hetzelfde.

De lezer kan alleen werken met de informatie die er staat. Als een zin op twee manieren kan worden begrepen, belangrijke informatie ontbreekt of een formulering in het Engels iets anders suggereert dan u bedoelde, helpt uw bedoeling de lezer niet.

Een bedrijf weet wat het bedoelt. De lezer weet alleen wat er op de pagina staat.